LANDASAN TEORI
1 Definisi SistemMenurut Harnanto (1987) sistem adalah suatu kerangka dari prosedur yang diintegrasikan dan diciptakan untuk dapat mengikuti, mencatat dan mengawasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan salah satu bidang akuntansi dalam suatu perusahaan.Sistem akuntansi (Stettler dalam Baridwan, 1985) adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. Sedangkan menurut Moscove (Baridwan, 1985), sistem akuntansi adalah sualu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut sub-sistem) yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.Menurut Syamsul (1992), sistem akuntansi berasal dari dua buah kata yaitu sistem yang berarti suatu kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan akuntansi yang artinya suatu aktifitas jasa yang memberikan informasi kuantitatif, terutama bersitat keuangan, mengenai kesatuan ekonomi dengan maksud agar berguna untuk pengambilan keputusan-keputusan ekonomi.
2.Elemen-elemen Sistem AkuntansiSistem akuntansi terdiri dari beberapa subsistem yang saling berkaitan, atau dapat juga dikatakan terdiri dari prosedur-prosedur yang berhubungan. Cecill Gillespie menyatakan bahwa sistem akuntansi terdiri dari:1. Sistem akuntansi utamaa.Klasifikasi rekening, riil dan nominalb. Buku besar (umum dan pembantu)c. Jurnald. Bukti transaksi2. Sistem penjualan uang dan penerimaan uanga. Order penjualan. pcrintah pengiriman, dan pembuatan faktur (penagihan)b. Distribusi penjualanc. Piutangd. Penerimaan uang dan pengawasan kredit3. Sistem pembelian dan pengeluaran uanga. Order pembelian dan laporan penerimaan uangb. Distribusi pembelian dan biayac. Utang (voucer)d.Prosedur pengeluaran uang4. Sistem pencatatan waktu dan penggajiana. Personaliab. Pencatatan waktuc. Penggajihand.Distribusi gaji dan upah5. Sistem produksi dan biaya produksia. Order produksib. Pengawasan persediaanc. Akuntansi biayaSistem akuntansi dan prosedur-prosedur yang berhubungan seperti yang disebutkan di atas dapat juga disusun dalam susunan berbeda sebagai berikut:a. Sistem akuntansib. Subsistem electronic data processingc. Subsistem marketingd. Subsistem produksie. Subsistem personaliaf. Subsistem pembelanjaan (finance)
3. Ruang Lingkup Sistem AkuntansiRuang lingkup sistem akuntansi dan prosedur akuntansi meliputi:1. Sistem dan prosedur akuntansi yang pokok, yaitu sistem dan prosedur akuntansi yang bertujuan untuk menghasilkan informasi yang bersifat umum (neraca, laporan perhitungan rugi-laba, dan laporan posisi keuangan). Sistem dan prosedur akuntansi yang pokok tidak banyak dipengaruhi oleh sifat dan jenis usaha perusahaan, perusahaan yang manapun tidak mungkin dapat menghindarkan dirinya dari penyelenggaraan sistem dan prosedur akuntansi yang pokok, yang terdiri dari:a. Klasifikasi rekening-rekening pembukuan, yaitu penggolongan rekening-rekening ke dalam dua kelompok rekening yang terdiri dari rekening-rekening neraca dan rekening-rekening rugi-laba.b. Buku besar, yaitu kumpulan rekening-rekening pembukuan baik rekening-rekening yang akan disajikan dalam laporan keuangan atau rekening bukubesar, maupun rekeing-rekening yang digunakan unluk mencatat perincianinformasi yang terdapat dalam rekening buku besar atau rekening-rekeningbuku besar pembantu.c. Buku jurnal, yaitu catatan pertama atas transaksi-transaksi yang terjadi.d. Formulir-formulir sebagai bukti dan dokumen pendukung transaksi, yangjenis dan jumlahnya, prosedur dan proses pembuatannya dilakukan dalamrangka pelaksanaan dan tergantung pada fungsi-fungsi pokok dalam perusahaan.2. Sistem dan prosedur akuntansi pendukung (dari sistem dan prosedur yang pokok), yaitu sistem dan prosedur akuntansi yang diselenggarakan dalam rangka pengelolaan dan pelaksanaan fungsi-fungsi pokok perusahaan. Berdasarkan sifat dan jenis usahanya, dapat dibuat suatu generalisasi mengenai ruang lingkup sistem dan prosedur akuntansi pendukung yang diperlukan scsuai dengan usaha pokok perusahaan sebagai berikut:a. Pada perusahaan jasa, disamping sistem dan prosedur akuntansi yang pokok,diperlukan sistem dan prosedur akuntansi pendukung untuk fungsi-fungsipokoknya yang terdiri dari:1) Sistem dan prosedur penjualan dan penerimaan kas.2) Sistem dan prosedur pencatatan waktu kerja, penggajian dan pengeluarankas.b. Pada perusahaan dagang, disamping sistem dan prosedur akuntansi yangpokok, diperlukan sistem dan prosedur pendukung untuk fungsi-fungsipokoknya yang terdiri dari:1) Sistem dan prosedur penjualan dan penerimaan kas.2) Sistem dan prosedur pembelian dan pengeluaran kas.3) Sistem dan prosedur pencatatan waktu kerja dan penggajian.c. Pada perusahaan manufaktur, disamping sistem dan prosedur akuntansi yangpokok, diperlukan sistem dan prosedur pendukung untuk fungsi-fungsipokoknya yang terdiri:1) Sistem dan prosedur penjualan, dan penerinmaan kas.2) Sistem dan prosedur pembelian, dan pengeluaran kas.3) Sistem dan prosedur pencatatan waktu kerja, dan penggajian.4) Sistem dan prosedur produksi dan akuntansi biaya.
4.Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Penyusunan Sistem AkuntansiPenyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor yang penting sebagai berikut:1. Sistem akuntansi itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu mcnyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai.2. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi pnnsip aman, yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern.3. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga tidak mahal, dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit dalam mengahasilkan suatu informasi.2.3.4 Langkah-langkah dalam Penyusunan Sistem AkuntansiSistem akuntansi yang digunakan dalam suatu perusahaan mempunyai "umur" yang terbatas. Maksudnya adalah bahwa kebutuhan informasi suatu perusahaan akan berkembang sesuai dengan perkembangan kebutuhan informasi pihak-pihak yang berkepentingan (baik ekstern maupun intern). Disamping itu, kemajuan teknologi, terutama alat-alat untuk memperoses dapat juga mengakibatkan sitem akuntansi yang sekarang berlaku sudah tidak efisien lagi. Dalam keadaan seperti ini perlu diadakan penyusunan kembali sistem akuntansi yang ada dalam perusahaan. Langkah-langkah dalam penyusunan sistem ini terdiri dari:1. Analisa sistem yang ada. Langkah ini dimaksudkan untuk mengetahui kebaikandan kelemahan sistem yang berlaku. Dalam prakteknya sistem ini dilakukandengan mengadakan penelitian (survey).2. Merencanakan sistem akuntansi. Langkah ini merupakan pekerjaan penyusunan sistem yang baru, atau mengubah sistem lama agar kelemahan-kelemahan yang ada dapat dikurangi atau ditiadakan.3. Penerapan sistem akuntansi. Langkah ini adalah menerapkan sistem akuntansiyang disusun untuk menggantikan sistem lama. Sebaiknya sistem baru inidimulai penggunaannya pada awal periode akuntansi.4. Pengawasan sistem baru. Langkah ini adalah untuk mengawasi penerapan sistembaru, yaitu mengecek apakah sistem baru itu dapat berfungsi.
5 Pengertian Formulir dan Dokumen-Dokumen AkuntansiPeranan atau kegunaan formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi menurut Cecil Gillespie adalah sebagai berikut:1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.2.Untuk menjaga aktivitas-aktivitas dan hutang-hutang perusahaan.Peranan ini dapal dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.3. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan.Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.4. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.Peranan ini dapat-dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi, kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.2.5 Sistem PenggajianSistem penggajian/kepegawaian mencakup seluruh tahap pemrosesan penggajian dan pelaporan kepegawaian. Sistem menyajikan cara-cara penggajian karyawan secara memadai dan akurat, menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan dan menyajikan informasi kebutuhan karyawan kepada manajemen.2.5.1 Distribusi Gaji dan UpahDistribisi gaji dan upah adalah kegiatan menggolongkan dan membuat ringkasan gaji dan upah untuk membuat macam-macam laporan usaha dan jurnal yang akan diposting ke buku besar. Juga menggolong-golongkan dan membuat ringkasan macam-macam debit yang timbul dari pajak penghasilan karyawan yang menjadi beban perusahaan, asuransi dan lain-lain. Distribusi gaji dan upah dapat dilakukan sekaligus dengan pembuatan daftar gaji, cara ini biasanya dikerjakan dalam perusahaan kecil. Dalam pembuatan daftar gaji dan dikerjakan oleh shop clerk. Hasil pekerjaan shop clerk ini diserahkan kebagian akuntansi biaya.2.5.2 FormulirDalam distribusi gaji dan upah, formulir-formulir yang digunakan dapat dipisahkan menjadi dua yaitu media asli dan formulir untuk meringkas media asli, terdiri dari:1. Daftar hadir setiap departemen yang ditandatangani oleh karyawan, tiap hariuntuk setiap departemen digunakan satu daftar.2. Laporan waktu kerja (shop time reports) digunakan untuk mendistribusikan gajidan upah tidak langsung ke rekening-rekening biaya, gaji dan upah langsung kejob atau order produksi. Laporan waktu kerja ini dapat di peroleh dari bukucatatan mandor atau dari daftar hadir kartu kerja (job ticket).Formulir dan RingkasanFormulir yang digunakan untuk membuat ringkasan distribusi tergantung pada metode distribusi yang digunakan.Klasifikasi dan LaporanKlasifikasi rekening untuk gaji dan upah berbeda antara perusahaan manufaktur dan perusahaan dagang.